Dans notre article datant du 10 février dernier, nous avons exposé l’importance de la mise à jour régulière de la feuille de route d’un développement international. Les conséquences pour l’entreprise si elle ne s’astreint pas à cet exercice régulier peuvent être irréversibles.
Lorsque ce travail est effectué, si des plans d’actions ont été formalisés et valorisés pour certaines fonctions de l’entreprise, il est alors possible de les modifier.
Pour comprendre l’utilité de leur mise à jour régulière, il faut revenir sur leur raison d’être.
Le pilotage des priorités et des défis de la feuille de route peut nécessiter des plans d’actions par grande fonction. C’est le cas, lorsque plusieurs acteurs sont impliqués ou lorsque plusieurs actions successives sont attendues. Pour maîtriser les liens entre les priorités de la feuille de route et les actions, nous préconisons de tenir un tableau de synthèse.
Sa forme dépendra de l’outil de gestion de projet utilisé. Il peut se présenter de la façon suivante :
Des logiciels de gestion de projet vraiment faciles d’utilisation et très abordables sont disponibles en mode Saas (Software as a service) sur Internet et permettent d’automatiser la gestion des liens entre la feuille de route et les plans d’actions.Lorsqu’ils sont utilisés, les plans d’actions deviennent incontournables pour valoriser la partie chiffrée du business plan et ainsi anticiper les emplois et les ressources générés par le projet. Il est donc primordial que les éléments chiffrés des plans d’actions correspondent à la réalité. Si par exemple, le réalisé est loin des objectifs attendus en termes de chiffre d’affaires ou de part de marché, la feuille de route est ajustée au moment du budget ou en cours d’année lorsque des évènements importants le nécessitent. Dans ce cas, il peut être nécessaire de modifier les actions ou les moyens mis en œuvre et par conséquent le montant des dépenses générées.
Pour permettre d’intégrer des éléments financiers dans les plans d’actions, le format du tableau de suivi peut se présenter de la manière suivante :
Si le business plan a fait l’objet de plusieurs scenarii chiffrés, il est nécessaire d’ajuster les éléments chiffrés des différents plans d’actions correspondant pour nourrir et justifier les états financiers.
Pour assurer l’adhésion des équipes à cet exercice de mise à jour, il faut respecter quelques principes importants.
Comme lors de la préparation et de la sécurisation du projet international, il est important d’impliquer dans ce travail les chefs de service concernés.
Si les feuilles de route doivent être construites et ajustées par la direction de l’entreprise, les plans d’actions sont la « propriété » des cadres de l’entreprise. C’est à eux que revient la responsabilité de définir les actions et les objectifs détaillés de leurs collaborateurs sur la base des objectifs chiffrés, des priorités et du planning définis par la direction. S’ils ne sont pas directement investis de cette mission, il est peu probable qu’ils adhèrent au projet international, et ce, même si les enjeux sont importants pour l’entreprise.
Si la feuille de route a fait l’objet d’ajustements significatifs, il est probable que les plans d’actions opérationnels par grande fonction soient remaniés en profondeur. Le planning des tâches, les tâches elles-mêmes et les objectifs chiffrés par grande fonction sont donc modifiés.
Cela peut avoir une incidence directe et importante sur les objectifs annuels et personnels des collaborateurs. Dans ce cas, il faut penser à les ajuster pour ne pas laisser des décalages qui, à la longue, peuvent déstabiliser les personnes concernées. Cela nécessite une prise de recul de la part des managers. Ils doivent démontrer leur capacité à formaliser des objectifs précis pour leurs collaborateurs, à les suivre et à les adapter en fonction des objectifs collectifs. Comprendre les enjeux de cette organisation en cascade et l’efficacité qui en résulte pour l’entreprise facilite bien entendu cette implication. Un effort de formation et de sensibilisation des cadres de l’entreprise peut donc être nécessaire. Il est également important que les procédures RH de l’entreprise soient flexibles pour permettre un ajustement des objectifs personnels en cours d’année si c’est nécessaire.
Il est fortement recommandé de faire remonter dans les feuilles de route les propositions et les initiatives individuelles nées de l’ajustement des plans d’actions. Cela matérialise la motivation des collaborateurs et la capacité de la direction à valoriser la créativité de chacun lorsque celle-ci est au service de la réussite de tous. Avec ce signe fort, le projet international devient un projet d’entreprise partagé par tous. Si l’entreprise est primo-exportatrice, c’est avec des actions concrètes de management de cette nature que la dimension internationale se diffuse à tous les niveaux.
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