Aujourd’hui, plusieurs organismes français présents dans de nombreux pays proposent aux entreprises un accompagnement souvent remarquable pour faciliter leur implantation. Comptabilité, juridique, administratif, locaux, services partagés, leur imagination pour faciliter la vie des entreprises est sans borne. Cela permet d’envisager cette aventure en limitant les risques et les coûts.
Néanmoins, ces dispositifs, très utiles au moment de la création et des premiers mois de présence à l’étranger, ne vous accompagneront que très rarement dans la mise en place et l’optimisation de votre organisation internationale. La pérennité de votre investissement est pourtant conditionnée à la qualité de cette organisation. Il est donc fortement recommandé de se mettre à niveau. Cela nécessite plusieurs actions très concrètes.
Vu l’importance et la complexité d’un projet d’implantation à l’étranger, une feuille de route et des plans d’actions par grande fonction s’avèrent indispensables pour manager efficacement les différents services concernés. Mais par nature, ces outils de pilotage opérationnels, définis initialement lors de la phase de sécurisation et de préparation d’un projet international, doivent faire l’objet de mises à jour régulières pour prendre en compte les évolutions et les résultats sur le terrain, comme par exemple la modification du paysage concurrentiel, le changement de règlementation, des objectifs de ventes non atteints ou encore des difficultés techniques. Il est essentiel de s’assurer de l’adéquation de ces outils avec les réalités opérationnelles vécues par les salariés pour garantir leur utilisation optimale.
Cette mise à jour nécessite de la méthode et de la rigueur pour qu’elle soit rapide et utile à l’entreprise. C’est grâce à ce niveau d’exigence qu’elle pourra être reproduite régulièrement pour le bénéfice de tous.
Une des difficultés majeures d’une implantation locale réside dans l’anticipation des besoins financiers. Cette exigence nécessite de mettre à jour très régulièrement les informations financières prévisionnelles et les différents scenarios élaborés pour ne pas se retrouver piégé par un manque de moyens. Par ailleurs, la qualité de la communication de l’entreprise auprès de ses partenaires financiers repose sur une transparence maîtrisée. C’est pourquoi, il est essentiel d’ajuster le business plan aux réalités. Ces ajustements peuvent entrainer une modification de la probabilité de réalisation des scenarios imaginés lors du lancement du projet et en conséquence modifier en profondeur la stratégie internationale de l’entreprise. L’exercice n’est donc pas anodin.
Dans les faits, lorsque l’entreprise se lance dans un projet de développement à l’international ambitieux et se donne les moyens de ses ambitions, la dimension financière devient « capitale ». Le business plan et les plans d’actions associés s’avèrent essentiels à la conduite des opérations. Ils quittent leur dimension contraignante pour se transformer en outils de pilotage et en vecteurs de crédibilité vis-à-vis des salariés et des partenaires financiers.
La présence d’une entreprise dans plusieurs pays multiplie les sources de droit et les textes réglementaires à appliquer. Il peut s’agir par exemple de règles d’hygiène et sécurité, de fiscalité, de règles en matière d’assurance ou de transport. Afin de sécuriser ses opérations, l’entreprise, n’ayant pas la capacité d’internaliser une veille sur tous les fronts réglementaires, est invitée à se doter d’un ou plusieurs référents externes. Cette organisation de gestion des réglementations n’est pas un « plus » ou un « luxe » que les services support de l’entreprise s’offriraient. Il s’agit du minimum vital que le groupe doit déployer pour sécuriser son développement international, ne serait-ce que pour la remontée des bénéfices vers la maison mère ou l’établissement des déclarations fiscales étrangères.
Au démarrage de son activité, nous conseillons à l’entreprise de s’appuyer sur des services extérieurs. Dans un second temps, lorsque l’activité le permet, il peut être envisagé d’internaliser un certain nombre de tâches réglementaires comme par exemple la facturation et la comptabilité. La montée en puissance peut révéler quelques surprises. Il faut parfois tester plusieurs formules et partenaires avant de trouver la bonne organisation et sa vitesse de croisière. Par ailleurs, c’est un véritable atout que d’avoir des experts locaux connaissant les particularités et la culture françaises, capables d’expliquer facilement les impacts de leur réglementation et de leur culture locale sur la gestion et les procédures du groupe. Choisissez donc des experts français installés dans le pays d’implantation ou des cabinets ayant en leur sein des collaborateurs biculturels. En d’autres termes, cela veut dire qu’il n’est pas toujours judicieux de s’appuyer sur un prestataire pluridisciplinaire anglo-saxon ou un petit prestataire local.
Des processus intragroupes adaptés à la taille de votre entreprise
En présence de filiales, une PME ou une ETI a les mêmes besoins qu’une grande entreprise en termes d’organisation et de formalisation de ses processus intragroupes. Cependant n’ayant pas toujours accès aux « bonnes pratiques » de gestion d’un groupe international et n’ayant que peu de moyens en interne pour effectuer ce travail de recherche et de formalisation, il faut souvent plusieurs mois voire plusieurs années pour définir et formaliser ces procédures. Or elles sont pourtant indispensables à une bonne gestion et à un déploiement maîtrisé des activités internationales. Ce sont autant de garde-fous contre des désirs d’autonomie ou des comportements individualistes qui sont fréquents lorsque la barrière de la langue, les différences culturelles ou l’éloignement géographique viennent s’ajouter aux difficultés managériales classiques. Par ailleurs, les filiales ne peuvent gagner en autonomie que si elles bénéficient d’un cadre de fonctionnement clair et maîtrisé dans lequel elles évoluent en toute sécurité, connaissant les limites de leurs prérogatives et de leurs responsabilités.
Le management de l’activité internationale est réputée difficile. Cet élément ne doit pas être sous-estimé. Pour faciliter la conduite des opérations et améliorer la réactivité du management, il est donc judicieux de mettre en place des outils de pilotage et de communication performants qui permettront de faire remonter rapidement les éventuels signaux faibles.
Cela passe bien entendu par la mise en place d’un reporting financier, commercial ou technique. Au-delà des situations financières, la direction du groupe peut souhaiter obtenir de manière régulière quelques indicateurs clés produits en fin de mois ou dans les tous premiers jours du mois suivant. Aujourd’hui, pour répondre à cette exigence, il est facile de mettre en place un outil de diffusion d’indicateurs sur smartphone. Cela répond parfaitement aux besoins de simplicité et d’efficacité recherchés par les entreprises.
Il faut également envisager, l’utilisation d’outils simples et efficaces pour « réduire les distances ». Pour n’en citer que quelques-uns, vous pouvez doter votre organisation internationale d’outils collaboratifs accessible sur Internet qui améliorent de manière significative les échanges avec vos filiales. E-mails, documents, planning, liste de tâches seront regroupés sur un même espace partagé dans le « cloud ». D’autres offres plus connues permettent aujourd’hui la tenue de réunions à distance. Même si elles ne seront jamais aussi efficaces qu’une visite sur place, elles proposent toute une palette de services très appréciables pour échanger, diffuser et présenter des informations.
Enfin un dernier outil extrêmement utile au démarrage de l’entité étrangère est le « workflow » sur Internet qui permet de gérer selon des règles prédéfinies par la direction de l’entreprise les flux de validation des différents engagements pris par les équipes déportées. Cela permet de centraliser dans un premier temps les prises de décisions au sein de la maison mère tout en assurant une réelle fluidité du circuit de validation.
Un dernier point sensible que nous souhaitons mettre en exergue est la difficulté que rencontrent souvent les entreprises dépourvues d’un système d’informations (ERP) global multi-langues et multi-pays à faire remonter au siège une information financière homogène. La consolidation des comptes s’en trouve ralentie. La communication financière du groupe peut alors s’avérer inefficace, car à contretemps, et le pilotage de l’activité internationale malaisé.
Pourtant il existe aujourd’hui des outils adaptés aux budgets des PME et à leurs besoins qui permettent de faire remonter quasi-automatiquement les informations des filiales. La mise en place d’un processus de remontée des informations financières simple et rapide est un enjeu capital pour un groupe. Plus le temps de production des comptes groupe est court, plus la communication financière est percutante et utile pour le pilotage des équipes déportées.
Avec la croissance de son activité internationale, l’entreprise voit apparaître de nouveaux besoins, des opportunités ainsi que de nouvelles contraintes comme par exemple le contrôle des frais de déplacement, la centralisation des documents juridiques et fiscaux, la formation technique des équipes opérationnelles, la mise en place d’un service après-vente ou encore la gestion des stocks déportés de pièces détachées. Pour assurer une réelle performance et sécuriser son activité, l’entreprise doit les prendre en compte. Or le temps manque souvent dans les PME et ETI pour intégrer ces nouveaux paramètres et travailler à l’amélioration continue des outils et des processus. Ce temps de réflexion et d’action est pourtant essentiel si l’on veut garder la maîtrise de son développement international. Fort heureusement, il existe aujourd’hui des solutions simples et efficaces afin de faire évoluer son organisation rapidement et à des coûts raisonnables. Mais encore faut-il les connaître !
Somme toute, la mondialisation requière un degré d’exigence plus important qu’une activité centrée sur l’hexagone et l’implantation à l’étranger s’avère encore plus complexe. Cette réalité est souvent difficile à appréhender pleinement tant qu’elle n’est pas vécue. Si ce phénomène peut devenir redoutable lorsqu’il n’est pas pris en compte à sa juste mesure par le dirigeant, il ne faut pas non plus en avoir peur car, comme nous l’avons vu, de nombreux outils de simplification et de sécurisation sont adaptés aux moyens et à l’organisation des PME et ETI. Alors prenez le temps de les connaître ! Cela vous permettra de faire de sérieuses économies et de gagner en sérénité.
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Lire la suite →Aujourd’hui tout échange commercial à l’international nécessite de formaliser les droits et obligations des parties. Dans ce domaine, il ne faut pas confondre vitesse et précipitation. La conception juridique française du « on pourra toujours s’arranger » n’est pas valable dans tous les pays. Il faut donc faire preuve de professionnalisme, de prudence et de pragmatisme. En effet, trop d’entreprises échouent par méconnaissance des règles juridiques locales.
Dans certains pays, comme par exemple aux USA et en Chine, avant de signer un contrat de partenariat, il faut impérativement demander la validation d’un juriste local. Les organismes d’accompagnement à l’international privés ou publiques ont généralement un réseau de conseillers juridiques locaux avec lesquels ils ont l’habitude de travailler. Ils sauront donc vous mettre en relation avec des professionnels compétents et adaptés à vos moyens.
Les responsables export et les commerciaux qui engagent régulièrement l’entreprise sur des opérations internationales doivent en comprendre les enjeux juridiques. Pour cela, il faut les former.
Si l’entreprise doit contractualiser ses échanges et ne veut pas s’attacher les services d’un juriste spécialisé par souci d’économie, elle pourra toujours utiliser les modèles de contrats proposés par la Chambre de Commerce Internationale car ceux-ci sont adaptés aux différentes réglementations locales. Vous pouvez vous les procurer à l’adresse suivante : www.iccwbo.org/products-and-services/trade-facilitation/model-contracts-and-clauses/. Malheureusement ils ne couvrent pas l’intégralité des relations d’affaires. Si vous téléchargez des modèles sur d’autres sites internet soyez extrêmement vigilants quant à la qualité de votre source. De manière générale, si vous n’avez pas de bonnes connaissances juridiques, il est fortement déconseillé d’utiliser un contrat dont vous ne connaissez pas le rédacteur.
Trois éléments principaux sont à regarder de très près lorsque l’on souhaite importer ou exporter des biens.
Il faut tout d’abord prendre le temps d’apprivoiser les « Incoterms ». Il s’agit d’une codification pour le partage des coûts et des risques lors de l’acheminement des marchandises. Ils ont été mis en place par la Chambre de Commerce Internationale dans le but de sécuriser les parties et faciliter le règlement des litiges. Il est indispensable de bien les connaître pour faire des choix adaptés à votre situation. En matière de transport, les sinistres sont malheureusement assez fréquents, il faut donc avoir conscience que le choix de l’incoterm est un élément clé de votre négociation. Il va s’imposer à l’ensemble de la chaîne du transport international, c’est-à-dire au banquier, au transporteur, à la douane et à l’assureur. Il aura aussi des impacts importants en cas d’utilisation de moyens de paiement sécurisés comme le crédit documentaire. Les conséquences d’un mauvais choix peuvent donc être importantes. Pour ne prendre qu’un exemple, il n’est pas rare que la marchandise reste bloquée pendant plusieurs semaines en douane au port d’arrivée pour un problème de nomenclature ou l’absence d’un document. Dans ce cas, vu les surcoûts de stockage que cela peut engendrer, vous avez peut-être intérêt à choisir un incoterm qui vous exonèrera de la responsabilité du dédouanement dans le pays d’arrivée.
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La suite logique de la maîtrise des risques logistiques est le choix de son assurance transport. Hormis les opérations sous Incoterm CIF ou CIP, le vendeur ou l’acheteur n’a aucune obligation de souscrire une assurance. En cas de sinistre, si les parties n’ont pas prévu d’assurance particulière, elles ne pourront prétendre à aucune indemnisation mise à part celle du transporteur, généralement limitée. Il ne faut donc pas négliger ce point.
Le troisième élément crucial à maîtriser est la réglementation douanière. Elle n’est pas toujours simple à mettre en œuvre et est souvent hermétique aux non-spécialistes.
Fort heureusement un transitaire commissionnaire agréé en douane et autorisé à accomplir les formalités douanières pour le compte de son client est présent tout au long du transport, notamment pour réaliser les déclarations électroniques en douane.
Néanmoins il est aujourd’hui essentiel que les entreprises se réapproprient les processus douaniers et s’interrogent sur leur traitement pour assurer une parfaite intégration dans la chaine logistique. Les transitaires peuvent contribuer à cet effort en accompagnant leurs clients. En outre, l’administration des douanes ne cesse d’améliorer ses dispositifs afin de passer du statut de contrainte au statut de moyen de sécurisation des flux. Pour ce faire, un vaste chantier de dématérialisation et de simplification a été lancé il y a quelques années.
Lorsque l’on fait du commerce international, les risques de non-paiement sont plus importants que sur le marché domestique. Fort heureusement de nombreux dispositifs sont proposés pour garantir les transactions.
Là encore la Chambre de Commerce Internationale a mis en place des outils très utiles. Ils permettent de sécuriser les échanges aussi bien pour l’acheteur que pour le vendeur. Pour leur mise en œuvre, vos banques sont, en la matière, vos meilleures alliées. Elles ont des services spécialisés, rompus à l’exercice. Certaines d’entre-elles souhaitent se positionner clairement comme leader sur ce créneau. Elles sauront vous accompagner pour proposer à vos clients la lettre de change, le crédit documentaire ou la garantie à première demande adapté à vos besoins.
Elles sauront également vous guider lorsque votre client vous demandera une caution ou une garantie. Cela arrive fréquemment lorsqu’il y a versement d’un acompte ou lorsque la marchandise nécessite des travaux d’installation complexes. Il vous sera alors nécessaire de négocier avec votre banque des lignes de caution. Il est d’ailleurs préférable d’anticiper ce point afin d’être prêt lorsque, durant la négociation des termes du contrat, votre client sollicitera cette garantie.
Le service d’administration des ventes n’est pas le seul département de l’entreprise concerné par la sécurisation des règlements. Il est indispensable que les commerciaux maîtrisent les moyens de paiement et les garanties à l’international pour qu’en amont, dès la négociation, ils puissent orienter naturellement le client vers la formule qui sécurisera de manière équilibrée les parties. De nombreux organismes (banques, chambres consulaires, avocats …) proposent des formations collectives ou personnalisées pour répondre à cette nécessité.
La branche publique de la COFACE offre également aux entreprises exportatrices françaises de nombreux outils pour sécuriser ou pré-financer leurs opérations à l’étranger. Ils viennent compléter à bon escient les dispositifs de la Chambre de Commerce Internationale. Ils vous permettront de sécuriser la réalisation et le paiement de contrat export et vous protégeront contre les fluctuations des principales devises. Il serait trop long de décrire par le menu l’ensemble des outils proposés par cet organisme. Nous ne saurions trop vous conseiller de vous rendre sur le site www.coface.fr pour les découvrir ainsi que de rencontrer un spécialiste qui vous présentera les outils répondant à vos besoins. Bien connaître les produits COFACE, c’est pouvoir proposer à son client étranger des avantages non négligeables qui feront la différence face à une offre concurrente lorsque celle-ci sera techniquement équivalente à la vôtre.
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